Regulamin świadczenia usługi Levelo

1. Usługodawca, zakres i charakter usługi

Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi Levelo przez Szkółka Pływacka Aleksandry Urbańczyk, NIP 7251776782, REGON 101298234, Kościuszki 45/4, 90-514 Łódź, ola@szkolkaplywacka-au.pl, 503 170 714 („Usługodawca”) na rzecz przedsiębiorców, stowarzyszeń, fundacji, klubów, szkół i innych podmiotów organizujących zajęcia („Organizacja”) oraz zasady korzystania z udostępnionych kont przez ich użytkowników.

Levelo jest usługą typu SaaS wspierającą zarządzanie Organizacją, uczestnikami, zajęciami, zapisami, obecnością, płatnościami, dokumentami i komunikacją. Regulamin, aktualny cennik, polityka prywatności, umowa powierzenia danych oraz indywidualnie uzgodnione warunki stanowią łącznie treść umowy. W razie sprzeczności pierwszeństwo mają indywidualnie uzgodnione warunki, następnie umowa powierzenia w zakresie danych osobowych, a następnie Regulamin.

Levelo jest narzędziem informatycznym. Usługodawca nie staje się przez samo udostępnienie systemu organizatorem zajęć, pracodawcą kadry, sprzedawcą usług lub produktów Organizacji, biurem rachunkowym, doradcą podatkowym ani pełnomocnikiem Organizacji.

2. Definicje

„Konto główne” oznacza konto osoby uprawnionej do zarządzania Organizacją. „Użytkownik” oznacza osobę korzystającą z konta Organizacji, w tym superadministratora, administratora, recepcję lub prowadzącego. „Rodzic” oznacza rodzica, opiekuna albo inną osobę uprawnioną do konta uczestnika. „Dane Organizacji” oznaczają dane, treści i dokumenty wprowadzone lub wytworzone w związku z działalnością Organizacji. „Okres abonamentowy” oznacza opłacony okres dostępu. „Dostawca zewnętrzny” oznacza niezależnego dostawcę infrastruktury, płatności, bankowości, poczty, SMS, uwierzytelniania, KSeF lub innej usługi połączonej z Levelo.

3. Wymagania techniczne i zagrożenia

Do korzystania z Levelo są potrzebne: aktualna przeglądarka obsługująca JavaScript, pliki cookie i szyfrowane połączenia TLS, dostęp do Internetu, aktywny adres e-mail oraz urządzenie o rozdzielczości pozwalającej obsłużyć wybrany moduł. Niektóre funkcje mogą wymagać numeru telefonu, możliwości otwierania plików PDF, dostępu do aparatu lub drukarki.

Korzystanie z usług internetowych wiąże się między innymi z ryzykiem utraty dostępu, phishingu, złośliwego oprogramowania, przejęcia sesji, błędnej konfiguracji urządzenia, awarii sieci i działania osób trzecich. Użytkownik powinien aktualizować urządzenie i przeglądarkę, używać unikalnego hasła, chronić skrzynkę e-mail, wylogowywać się na urządzeniach współdzielonych oraz weryfikować adres strony przed podaniem danych.

4. Zawarcie umowy i oświadczenia Organizacji

Umowa zostaje zawarta z chwilą aktywacji Konta głównego i zaakceptowania aktualnych dokumentów, chyba że oferta wskazuje późniejszy moment. Osoba dokonująca rejestracji oświadcza, że ma umocowanie do działania w imieniu Organizacji, podaje prawdziwe dane i zobowiązuje się je aktualizować.

Organizacja potwierdza, że prowadzi działalność zgodnie z prawem, ma podstawę do organizowania oferowanych zajęć i sprzedaży oraz posiada wymagane zgody, uprawnienia, ubezpieczenia i procedury. Usługodawca może poprosić o dokument potwierdzający tożsamość, umocowanie, dane rozliczeniowe albo prawo do korzystania z nazwy Organizacji.

5. Konta, role i bezpieczeństwo dostępu

Organizacja odpowiada za prawidłowe nadawanie i odbieranie ról, okresowy przegląd uprawnień oraz działania osób, którym umożliwiła dostęp, w zakresie dopuszczonym przez prawo. Kont nie wolno współdzielić. Każdy Użytkownik powinien korzystać z własnych danych logowania.

Utrata urządzenia, podejrzenie przejęcia konta lub nieuprawnionego dostępu powinny zostać niezwłocznie zgłoszone na ola@szkolkaplywacka-au.pl. Usługodawca może czasowo zablokować sesję lub konto, jeżeli jest to konieczne dla ochrony danych, środków, użytkowników albo integralności usługi.

6. Demo i dostęp po jego zakończeniu

Jeżeli oferta nie stanowi inaczej, wersja demonstracyjna trwa 7 dni od aktywacji. W demo mogą obowiązywać niższe limity i ograniczenia funkcji wskazane w aplikacji. Demo nie odnawia się automatycznie i nie wymaga płatności.

Po zakończeniu demo dane Organizacji pozostają zapisane przez okres retencji, natomiast możliwość ich zmiany, prowadzenia bieżącej pracy, wykonywania operacji finansowych, wysyłki komunikacji i tworzenia nowych danych może zostać zablokowana do czasu zakupu planu. Dostęp do eksportu, usunięcia konta, informacji prawnych i ustawień niezbędnych do bezpieczeństwa może pozostać dostępny. Brak zakupu planu nie oznacza obowiązku bezterminowego przechowywania danych.

7. Plany, limity i zmiana planu

Zakres funkcji, ceny, okres rozliczeniowy i limity wynikają z cennika pokazanego przed zakupem. O ile aktualny cennik nie stanowi inaczej, plan Start obejmuje do 100 aktywnych uczestników, plan Pro do 300 aktywnych uczestników, a plan Business nie ma systemowego limitu uczestników. Do limitu stosuje się sposób liczenia opisany w aplikacji, w szczególności według bieżącego sezonu i statusu uczestnika.

Po osiągnięciu limitu system może odmówić dodania, importu lub reaktywacji kolejnej osoby. Zmniejszenie planu poniżej aktualnego wykorzystania nie usuwa automatycznie danych, ale może uniemożliwić dalsze dodawanie do czasu zmniejszenia wykorzystania albo podwyższenia planu. Usługodawca może stosować rozsądne limity techniczne chroniące stabilność i bezpieczeństwo, także w planie bez limitu liczbowego, jeżeli sposób użycia odbiega od zwykłego korzystania z usługi.

8. Abonament Levelo i pakiety SMS

Abonament i pakiety SMS kupuje Organizacja od Usługodawcy. Cena netto, VAT, cena brutto i okres dostępu są widoczne przed złożeniem zamówienia. Płatność jest pobierana z góry. Jeżeli ekran zakupu nie stanowi wyraźnie inaczej, płatność ma charakter jednorazowy, dane instrumentu płatniczego nie są zapisywane przez Levelo, a abonament nie odnawia się automatycznie.

SMS-y nie są wliczone w abonament Start, Pro ani Business, chyba że oferta wyraźnie stanowi inaczej. Pakiet jest dodawany wyłącznie do salda kupującej Organizacji po pozytywnym, podpisanym potwierdzeniu operatora płatności. Salda nie można przenieść do innej Organizacji, sprzedać ani wymienić na gotówkę. Niewykorzystane segmenty pozostają na saldzie w okresie aktywnej umowy, z zastrzeżeniem zakończenia usługi lub postanowień cennika.

Jedna wiadomość może zużyć więcej niż jeden segment zależnie od długości i kodowania GSM-7 lub Unicode. Segment jest obciążany przy przekazaniu wiadomości do realizacji. Jeżeli dostawca jednoznacznie odrzuci zlecenie przed przyjęciem, system może przywrócić segment. Brak doręczenia po przyjęciu zlecenia nie oznacza automatycznego zwrotu segmentu.

9. Płatności Autopay

Płatności internetowe obsługuje Autopay S.A. Dostępność BLIK, przelewów, kart i portfeli cyfrowych zależy od umowy handlowej, konfiguracji bramki, banku, urządzenia i decyzji Autopay. Levelo nie przechowuje pełnych danych karty ani kodu BLIK. Płatność uznaje się za skuteczną dopiero po otrzymaniu poprawnego i zweryfikowanego potwierdzenia operatora płatności.

Nieudane przekierowanie, komunikat oczekujący albo obciążenie widoczne wyłącznie w banku nie stanowią samodzielnie potwierdzenia rozliczenia w Levelo. Użytkownik nie powinien ponawiać płatności, jeżeli jej status jest niejasny, bez wcześniejszego sprawdzenia historii lub kontaktu ze wsparciem.

Uruchomienie płatności dla danej kategorii może wymagać odrębnej konfiguracji i weryfikacji handlowej. Usługodawca może wyłączyć metodę płatności do czasu zakończenia integracji, weryfikacji Organizacji albo usunięcia ryzyka bezpieczeństwa.

10. Płatności Rodziców za usługi, składki i dodatki

Sprzedawcą usług, członkostwa i dodatków oferowanych Rodzicom jest Organizacja, a nie Usługodawca, chyba że przed zakupem jednoznacznie wskazano inaczej. Organizacja ustala cenę, podstawę należności, zasady zwrotu, status podatkowy, wymagane informacje konsumenckie oraz wystawia właściwy dokument sprzedaży. Reklamacje dotyczące zajęć, członkostwa, produktu, dostawy lub odstąpienia Rodzic kieruje do Organizacji.

Levelo udostępnia techniczny podział na rozliczenia usług, składek członkowskich i dodatków. Płatność rozpoczęta z danej należności jest oznaczana właściwą kategorią, a dodatki są powiązane z zamówieniem i jego pozycjami. Wpłata ręczna lub importowana może wymagać sprawdzenia i przypisania przez Organizację.

To, na jaki rachunek zostaną wypłacone środki Rodzica, zależy od aktywnego modelu handlowego Autopay. Bez indywidualnego punktu rozliczeń Organizacji lub właściwej konfiguracji marketplace nie należy zakładać automatycznej wypłaty bezpośrednio do Organizacji. Funkcja płatności Rodziców może zostać udostępniona dopiero po spełnieniu wymogów operatora płatności, w tym rejestracji i weryfikacji sprzedawcy.

11. Moduł finansowy, dokumenty i KSeF

Moduł finansowy wspiera ewidencję należności, wpłat, faktur, korekt, KP i potwierdzeń. Wyniki zależą od kompletności, poprawności i właściwego przypisania danych. Organizacja odpowiada za sprawdzenie kwot, stron transakcji, dat, stawek, numeracji, kategorii rozliczenia i treści dokumentu przed jego zatwierdzeniem lub wysłaniem.

Levelo nie zastępuje ksiąg rachunkowych, ewidencji podatkowej, rachunku bankowego ani profesjonalnej porady księgowej lub podatkowej. Widoczne saldo ma charakter pomocniczy. W razie rozbieżności Organizacja powinna wstrzymać dalsze operacje, zabezpieczyć dane źródłowe i skontaktować się ze wsparciem.

Integracja z KSeF zależy od dostępności i zasad systemu Ministerstwa Finansów, ważności uprawnień, poprawności danych oraz aktualnych wymagań technicznych. Status wysyłki w Levelo odzwierciedla informacje otrzymane z KSeF. Organizacja odpowiada za ustalenie obowiązku wystawienia i terminowego przesłania dokumentu. Korekta dokumentu wysłanego do KSeF powinna odbywać się zgodnie z aktualnymi przepisami i procedurą dostępną w aplikacji.

12. Komunikacja e-mail, SMS i powiadomienia

Organizacja odpowiada za legalność treści, listę odbiorców, podstawę wysyłki i realizację obowiązków informacyjnych. Zabronione jest wysyłanie spamu, treści bezprawnych, wprowadzających w błąd, naruszających dobra osobiste lub prawa własności intelektualnej.

Doręczenie zależy między innymi od poprawności adresu lub numeru, ustawień odbiorcy, operatora telekomunikacyjnego, filtrów antyspamowych oraz działania dostawców poczty, powiadomień i SMSPlanet. Status techniczny nie jest gwarancją zapoznania się odbiorcy z treścią. W sprawach wymagających prawnie skutecznego doręczenia Organizacja powinna użyć odpowiedniego dodatkowego kanału.

13. Dane Organizacji i obowiązki dotyczące osób

Organizacja zachowuje prawa do swoich danych i materiałów oraz odpowiada za ich legalność, rzetelność, aktualność i zakres. Organizacja jest administratorem danych uczestników, Rodziców, kadry i kontrahentów przetwarzanych w ramach jej działalności, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na zasadach umowy powierzenia, z wyjątkiem danych przetwarzanych przez Usługodawcę we własnych celach rozliczeniowych, bezpieczeństwa i obsługi umowy.

Organizacja przekazuje wymagane informacje, obsługuje żądania osób, ustala podstawy prawne, ogranicza dostęp i nie wprowadza danych szczególnej kategorii, w tym danych o zdrowiu, bez właściwej podstawy, oceny ryzyka i uzgodnienia wymaganych zabezpieczeń.

14. Dozwolone korzystanie i treści bezprawne

Zabronione są: próby obejścia zabezpieczeń lub limitów, podszywanie się pod inne osoby, nieuprawnione pozyskiwanie danych, automatyczne przeciążanie usługi, skanowanie podatności bez zgody, wprowadzanie złośliwego kodu, naruszanie praw osób trzecich oraz używanie Levelo do działalności sprzecznej z prawem.

Usługodawca może usunąć lub zablokować dostęp do treści bezprawnej, zabezpieczyć dowody, ograniczyć funkcję lub zawiadomić właściwy organ, gdy wymagają tego przepisy lub bezpieczeństwo. Jeżeli pozwalają na to prawo i charakter zdarzenia, Organizacja otrzyma informację o przyczynie i możliwości przedstawienia stanowiska.

15. Dostępność, konserwacja i dostawcy zewnętrzni

Usługodawca stosuje rozsądne środki techniczne i organizacyjne służące ciągłości działania, bezpieczeństwu, wykonywaniu kopii oraz monitorowaniu usługi, lecz nie gwarantuje działania bez przerw i błędów, chyba że strony zawarły odrębne SLA. Prace planowane mogą czasowo ograniczyć dostęp i, gdy jest to możliwe, są komunikowane z wyprzedzeniem.

Działanie Levelo zależy między innymi od infrastruktury chmurowej, bazy danych, DNS, sieci telekomunikacyjnych, systemów operacyjnych, przeglądarek, Autopay, banków, SMSPlanet, dostawców poczty, powiadomień i KSeF. Awaria, wstrzymanie, zmiana API, blokada lub opóźnienie niezależnego systemu może przejściowo ograniczyć funkcję Levelo.

W granicach dopuszczonych przez prawo Usługodawca nie odpowiada za niewykonanie spowodowane wyłącznie siłą wyższą, działaniem organu, awarią powszechnej infrastruktury albo zdarzeniem zewnętrznym, którego mimo zachowania należytej staranności nie mógł uniknąć ani przezwyciężyć. Postanowienie to nie wyłącza odpowiedzialności, której nie można wyłączyć, ani obowiązku podjęcia rozsądnych działań ograniczających skutki i przywracających usługę.

16. Zmiany, aktualizacje i funkcje testowe

Usługodawca może rozwijać, poprawiać i aktualizować Levelo, jeżeli nie pozbawia to Organizacji istotnej części opłaconego świadczenia bez uzasadnionej przyczyny. Zmiany konieczne z powodu prawa, bezpieczeństwa, wymogów dostawcy albo usunięcia awarii mogą zostać wprowadzone niezwłocznie.

Funkcje oznaczone jako beta, testowe, demonstracyjne, zapowiedziane lub „wkrótce” nie stanowią gwarantowanej części usługi do czasu ich formalnego udostępnienia. Mogą być zmienione lub wycofane. Organizacja nie powinna opierać krytycznego procesu wyłącznie na funkcji testowej.

17. Wsparcie, incydenty i kopie

Zgłoszenia należy kierować na ola@szkolkaplywacka-au.pl, podając nazwę Organizacji, przybliżony czas, używany moduł, opis czynności i identyfikator operacji, bez przesyłania hasła, kodu BLIK ani pełnych danych karty. Priorytet i czas obsługi zależą od wpływu zdarzenia, planu oraz dostępności zespołu, o ile odrębna umowa nie przewiduje SLA.

Kopie zapasowe służą odtworzeniu całej usługi po awarii i nie zastępują archiwum Organizacji ani gwarantowanego odtworzenia pojedynczego rekordu. Organizacja powinna regularnie eksportować dane, których utrata mogłaby istotnie wpłynąć na jej działalność.

18. Własność intelektualna i informacje zwrotne

Oprogramowanie, interfejs, dokumentacja, marka i elementy Levelo należą do Usługodawcy lub jego licencjodawców. Na czas aktywnej umowy Organizacja otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne i niepodlegające sublicencji prawo korzystania z usługi zgodnie z Regulaminem.

Organizacja zachowuje prawa do swoich materiałów i udziela Usługodawcy prawa do ich technicznego przetwarzania wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania umowy. Ogólne sugestie dotyczące rozwoju mogą być wykorzystane bez wynagrodzenia, bez ujawniania informacji poufnych Organizacji.

19. Odpowiedzialność

Każda strona odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich obowiązków na zasadach wynikających z bezwzględnie obowiązującego prawa. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie ani innych rodzajów odpowiedzialności, których wyłączenie jest niedopuszczalne.

W relacji z Organizacją będącą przedsiębiorcą, w najszerszym zakresie dopuszczonym prawem, Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, pośrednie straty gospodarcze, decyzje podjęte wyłącznie na podstawie niezweryfikowanego salda, treści i dane wprowadzone przez użytkowników, brak wymaganych zgód lub podstaw prawnych oraz skutki używania usługi niezgodnie z instrukcją. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy z jednego i wszystkich powiązanych zdarzeń jest ograniczona do opłat netto zapłaconych przez Organizację za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.

Ograniczenie kwotowe nie dotyczy szkody umyślnej ani odpowiedzialności, której zgodnie z prawem nie można ograniczyć; w zakresie naruszenia poufności lub ochrony danych stosuje się także zasady umowy powierzenia i właściwych przepisów. Organizacja ma obowiązek podjąć rozsądne działania ograniczające rozmiar szkody i zgłosić nieprawidłowość bez zbędnej zwłoki.

20. Zawieszenie i rozwiązanie umowy

Umowa płatna trwa przez okres wskazany przed zapłatą. Przy płatności jednorazowej nie odnawia się automatycznie. Po upływie opłaconego okresu dostęp może zostać przełączony w tryb ograniczony do czasu przedłużenia.

Usługodawca może zawiesić całość lub część dostępu w razie braku płatności, zagrożenia bezpieczeństwa, naruszenia prawa lub Regulaminu, przeciążania usługi, podania nieprawdziwych danych albo polecenia uprawnionego organu. Jeżeli charakter naruszenia na to pozwala, Organizacja otrzyma wezwanie do jego usunięcia w rozsądnym terminie. Natychmiastowe działanie jest dopuszczalne, gdy zwłoka zwiększa ryzyko szkody, naruszenia danych lub odpowiedzialności prawnej.

Organizacja może zrezygnować z zakupu kolejnego okresu i żądać usunięcia konta zgodnie z funkcjami usługi. Rozwiązanie umowy nie uchyla obowiązku zapłaty należności powstałych wcześniej ani postanowień, które ze swojej natury obowiązują po zakończeniu, w tym poufności, własności intelektualnej, rozliczeń i odpowiedzialności.

21. Eksport, zwrot i usunięcie danych

Przed zakończeniem umowy Organizacja powinna pobrać potrzebne dane i dokumenty przy użyciu dostępnych eksportów. Na uzasadniony wniosek Usługodawca udziela informacji o dostępnych formatach i, w zakresie wymaganym prawem oraz technicznie możliwym, wspiera przeniesienie eksportowalnych danych do innego rozwiązania.

Po zakończeniu świadczenia dane są zwracane lub usuwane zgodnie z decyzją Organizacji, umową powierzenia, obowiązkami prawnymi i harmonogramem retencji. Pozostałości w zaszyfrowanych kopiach są usuwane w zwykłym cyklu i pozostają chronione do czasu usunięcia. Dane rozliczeniowe, historia akceptacji i dowody zdarzeń mogą być przechowywane przez okres wymagany prawem lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

22. Reklamacje, błędne i podwójne płatności

Reklamację dotyczącą Levelo lub płatności na rzecz Usługodawcy można złożyć na ola@szkolkaplywacka-au.pl. Należy podać Organizację, identyfikator operacji, datę, kwotę i opis problemu, bez przekazywania danych uwierzytelniających. Usługodawca odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 14 dni, chyba że bezwzględnie obowiązujący przepis przewiduje krótszy termin.

Po potwierdzeniu podwójnej lub nienależnej płatności na rzecz Usługodawcy zwrot jest zlecany bez zbędnej zwłoki metodą dostępną dla danej transakcji. Czas zaksięgowania zależy również od Autopay, banku lub wydawcy karty. Reklamacje i zwroty dotyczące sprzedaży Organizacji na rzecz Rodzica obsługuje Organizacja jako sprzedawca, przy technicznym wsparciu Levelo w zakresie danych transakcji.

23. Użytkownicy końcowi i przepisy chroniące konsumentów

Konta Rodziców, prowadzących i recepcji są udostępniane w związku z umową Organizacji. Użytkownik końcowy jest zobowiązany chronić konto, podawać prawdziwe dane i korzystać z usługi zgodnie z prawem. Organizacja odpowiada wobec Rodzica za własną ofertę, zajęcia, członkostwo, dodatki, ceny, dokumenty sprzedaży, reklamacje i prawa konsumenckie.

Jeżeli mimo zawodowego charakteru oferty określone przepisy przyznają Organizacji lub innemu użytkownikowi prawa konsumenta albo przedsiębiorcy korzystającego z ochrony konsumenckiej, Regulamin nie ogranicza tych praw. W takim przypadku postanowienia o właściwości sądu, ograniczeniu odpowiedzialności, odstąpieniu, reklamacji i zmianie umowy stosuje się wyłącznie w dopuszczalnym zakresie.

24. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

Regulamin może zostać zmieniony z powodu zmiany prawa, wymogów dostawców, funkcji, cen, bezpieczeństwa, modelu płatności lub organizacji usługi. O istotnej zmianie dotyczącej trwającej odpłatnej umowy Organizacja zostanie poinformowana co najmniej 14 dni wcześniej, chyba że wcześniejsze wejście w życie jest wymagane przez prawo, organ, bezpieczeństwo lub konieczność usunięcia nadużycia. Informacja wskaże datę wejścia w życie i, gdy wymaga tego prawo, możliwość rozwiązania umowy.

Prawem właściwym jest prawo polskie. Strony w pierwszej kolejności podejmą próbę polubownego rozwiązania sporu. Sądem właściwym jest sąd ustalony zgodnie z bezwzględnie obowiązującymi przepisami; w sporach wyłącznie między przedsiębiorcami, o ile prawo pozwala, właściwy jest sąd siedziby Usługodawcy.

Nieważność lub bezskuteczność jednego postanowienia nie wpływa na pozostałe. Brak wykonania uprawnienia w danym przypadku nie oznacza zrzeczenia się go. Aktualny Regulamin jest nieodpłatnie dostępny w sposób umożliwiający jego wyświetlenie, pobranie, zapisanie i wydrukowanie.